TRAINING BIDDING MANAGEMENT

Training Bidding Management

Pentingnya manajemen penawaran pada suatu Perusahaan guna membantu Perusahaan konstruksi untuk mengatur seluruh aspek proses penawaran subkontraktor seperti mengunggah proposal dan detail proyek, mengundang vendor untuk menawarkan kontrak, berbagi dokumen, mengelola data subkontraktor, melihat dan membandingkan penawaran, hingga pembuatan laporan proyek. Manajemen penawaran juga merupakan proses pengelolaan penyelesaian PQQ dan ITT. Mulai dari memastikan kepatuhan hingga menanggapi pertanyaan dan mengonfirmasi bahwa penawaran diajukan tepat waktu. Bagi beberapa manajer penawaran, ini dapat berarti mengawasi beberapa penawaran pada waktu tertentu.

Pengelolaan penawaran dimulai bahkan sebelum kontrak potensial dirilis. Seorang manajer penawaran akan menyiapkan dokumen pendukung, jawaban model, dan studi kasus dari kontrak sebelumnya. Dokumen-dokumen ini dapat didiskusikan dan dijamin kualitasnya untuk menjamin penawaran sekuat mungkin setelah proses penawaran resmi dimulai.

Setelah PQQ atau ITT dirilis, manajer penawaran akan menilai kepatuhan organisasi dan mulai mengumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk menanggapi pertanyaan. Setelah ini, pengajuan dapat diselesaikan.

Namun, prosesnya tidak berakhir di situ. Pengelola penawaran yang efektif akan menindaklanjuti penawaran tersebut dan, terlepas dari hasilnya, akan meminta masukan untuk memperbaiki pengajuan di masa mendatang.

Memberikan penawaran terbaik pada pelanggan yang tengah melakukan pencarian vendor atau supplier menjadi salah satu cara mendapatkan proyek tersebut. Istilah ini kemudian dikenal dengan istilah bidding. Bidding adalah proses penawaran oleh supplier atau vendor pada kebutuhan atau berdasarkan request for information dari pengusaha.

Tentu terdapat prosedur ideal yang wajib diikuti oleh peserta lelang untuk mengajukan bid yang dimiliki, sehingga seluruh peserta lelang dapat memperoleh hak yang sama dalam hal penawaran ini.

 

PENGERTIAN Training Bidding Management

manajemen penawaran merupakan salah satu proses terpenting untuk mendapatkan bisnis baru dan mempertahankan klien. Setiap kontraktor memerlukan proses manajemen proyek penawaran yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan organisasi. Mulai dari mengajukan penawaran (ketika sebuah badan mengeluarkan undangan kepada perusahaan untuk mengerjakan proyek konstruksi) hingga menyerahkan dokumentasi tentang jadwal dan biaya proyek, proses manajemen penawaran yang efisien akan membuktikan mengapa perusahaan Anda akan berhasil dalam mengamankan proyek tender.Manajemen penawaran adalah persiapan, penyerahan, dan pengendalian proposal secara sistematis sebagai tanggapan atas undangan klien untuk proyek konstruksi. Tujuannya adalah untuk menyajikan proposal kompetitif yang menunjukkan kualifikasi dan kapasitas kontraktor untuk menangani proyek dengan sukses.

Proses manajemen penawaran terdiri dari lima langkah, yaitu permintaan penawaran, penyerahan penawaran, pemilihan penawaran, pembentukan kontrak, dan penyerahan proyek.

Langkah-Langkah Proses Manajemen Penawaran

• 1) Permintaan penawaran

Selama fase permintaan penawaran, sebuah organisasi mengeluarkan permintaan proposal (RFP), permintaan penawaran (RFQ), atau undangan untuk penawaran (IFB) untuk menyatakan minat publik dalam menerima penawaran untuk proyek konstruksi. Dari sana, seorang manajer tender menyiapkan paket yang lebih terperinci yang mencakup perincian tentang tenggat waktu, harapan, spesifikasi, dokumen pendukung, dan banyak lagi. Bergantung pada jenis proses penawaran (lebih lanjut tentang ini nanti), undangan untuk mengajukan penawaran akan terbuka untuk semua atau sejumlah pelamar yang mereka inginkan.

• 2) Pengajuan penawaran

Pada tahap pengajuan penawaran, pihak yang berminat menyusun penawaran mereka dan mengajukannya kepada organisasi yang menerima penawaran. Untuk membuat penawaran yang akurat, kontraktor harus membuat estimasi biaya proyek yang akurat, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, dan margin keuntungan. Jadwal proyek juga disertakan dalam pengajuan, beserta informasi tentang bisnis mereka.

• 3) Pemilihan tawaran

Selama proses penyaringan penawaran, organisasi yang menerima penawaran meneliti proposal proyek yang diajukan oleh kontraktor eksternal. Proses ini dapat memakan waktu lama – sering kali berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan – tetapi sangat penting untuk menilai setiap proposal secara saksama dan mendalam. Setelah meninjau setiap pengajuan, organisasi akan memilih vendor atau vendor mana yang ingin mereka berikan penghargaan untuk proyek tersebut.

• 4) Pembentukan kontrak

Setelah vendor dipilih, akan ada diskusi antara vendor dan kontraktor untuk menyetujui persyaratan agar proyek dapat diselesaikan dengan sukses. Negosiasi ini dapat mencakup pertimbangan mengenai isu-isu seperti akses ke sumber daya, kompensasi, dan jadwal proyek.

• 5) Pengiriman proyek

Tahap penyerahan proyek merupakan fase akhir dari proses penawaran dan tender. Tahap ini menandakan dimulainya secara resmi aktivitas proyek, yang mencakup semua fase dari awal hingga akhir. Setelah selesai, klien menerima semua hasil utama dan hasil proyek yang telah dibahas dalam fase perencanaan awal.

Pelatihan Advanced Maintenance Management adalah program yang dirancang untuk memberikan peserta pemahaman mendalam tentang manajemen pemeliharaan dalam lingkungan industri. Peserta akan belajar tentang strategi pemeliharaan yang efisien, teknik pemeliharaan terkini, dan cara mengoptimalkan penggunaan sumber daya untuk menjaga kinerja peralatan dan fasilitas tetap optimal.

Pelatihan yang membahas mengenai Manajemen Pemeliharaan Efektif tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional. Oleh karena itu Berdiklat Training sebagai konsultan dan provider training bermaksud menyelenggarakan pelatihan Bidding Management yang direkomendasikan untuk diikuti.

 

Tujuan Training

• Identifikasi berbagai komponen tender/penawaran dan kelola masing-masing komponen tersebut
• Jelaskan cara menjual kepada berbagai tipe kepribadian
• Tetapkan tema kemenangan untuk setiap tawaran
• Evaluasi tender dan siapkan respons yang sesuai
• Menghasilkan rencana aksi proyek dan menjelaskan bagaimana mengelola rencana tersebut sehari-hari
• Mempersiapkan dan mengelola kiriman dengan skor tinggi yang efektif
• Mengembangkan strategi penetapan harga
• Menunjukkan teknik negosiasi untuk mencapai hasil yang diinginkan
• Mengelola tim penawaran yang lebih luas secara efektif
• Merencanakan secara strategis untuk perbaikan

 

Materi Training

1. Latar belakang pengadaan formal

• Mengapa klien menggunakan Proses Pengadaan Formal
• Swasta vs Negeri/Pemerintah
• Tahapan tender mulai dari pre-issue hingga award
• Komponen proses penawaran
• Sebagian besar klien dari pemerintah

2. Strategi Penawaran

• Sebuah rencana untuk menang
• Pemahaman dan kebutuhan klien
• Membedakan proposal
• Nilai vs harga
• Manfaat bagi klien
• Cara mengetahui potensi untuk klien Pemerintah maupun Swasta
• Peralihan Bidding melalui tender, contes maupun pengadaan langsung (metode pelaksanaan)

3. Manajemen Proses Penawaran

• Organisasi
• Garis besar
• Rencana Pengelolaan Proposal
• Kredensial
• Tanggapan tertulis
• Produksi dokumen dan grafik
• Masukan

4. Manajemen Tim Penawaran

• Pemilihan tim
• Tendangan pertemuan
• Mengelola tim virtual
• Ulasan jangka menengah
• Penyerahan

5. Merencanakan proyek manajemen tawaran Anda

• Mengatur orang
• Menyelesaikan sesuatu melalui orang lain
• Kebutuhan untuk membuat orang bekerja secara efektif dan cepat
• Menetapkan ekspektasi
• Latihan keterampilan

6. Mengelola sumber daya

• Sumber daya apa yang ada
• Bagaimana merencanakan sumber daya
• Memobilisasi dan memesan sumber daya
• Belajar tim

7. Mengelola informasi

• Informasi apa yang mungkin ada selama proyek berlangsung
• Protokol dan sistem untuk manajemen
• Perencanaan komunikasi

8. Mengelola kegiatan

• Tugas – menyelesaikan sesuatu dan mengelola pekerjaan
• Melakukannya dengan benar sejak awal
• Menemukan potensi masalah
• Menetapkan tujuan yang efektif
• Cerdas saja tidak cukup
• Penetapan tujuan yang efektif
• Latihan keterampilan

9. Mengelola diri sendiri – Efektivitas personal

• Manajemen waktu
• Perencanaan dan penentuan prioritas
• Meminta bantuan

10. Menulis rencana proyek penawaran – Latihan
11. Kemampuan berkomunikasi

• Siklus komunikasi
• Mendengarkan secara aktif
• Mengajukan pertanyaan yang tepat
• Pesan non-verbal
• Memberikan instruksi yang jelas
• Komunikasi email
• Komunikasi tatap muka
• Komunikasi telepon
• Berbagai sesi latihan keterampilan

12. Berurusan dengan berbagai tipe kepribadian untuk memastikan kami memenangkan lebih banyak tawaran

• Profil kepribadian – profil individu untuk memastikan tipe kepribadian Anda
• Melihat 4 tipe tersebut
• Cara menangani setiap jenis – olahraga

13. Ketegasan

• Mengapa kita perlu bersikap tegas dalam pengelolaan penawaran
• Asertif vs. Pasif vs. Agresif
• Studi kasus
• Kalimat tegas
• Bekerja dengan orang lain menggunakan gaya asertif – olahraga

14. NLP dan manajemen tawaran

• Menggunakan NLP dalam menulis tawaran
• Menggunakan NLP ketika berhadapan dengan orang lain secara tatap muka
• Latihan keterampilan

15. Perundingan

• 4 tahap negosiasi
• Menang – Menangkan hasil
• Latihan keterampilan

16. Pemahaman Kontrak untuk meminimalisir kerugian dalam proyek
17. Ringkasan

• Identifikasi berbagai komponen tender/penawaran dan kelola masing-masing komponen tersebut
• Jelaskan cara menjual kepada berbagai tipe kepribadian
• Tetapkan tema kemenangan untuk setiap tawaran
• Evaluasi tender dan siapkan respons yang sesuai
• Menghasilkan rencana aksi proyek dan menjelaskan bagaimana mengelola rencana tersebut sehari-hari
• Mempersiapkan dan mengelola kiriman dengan skor tinggi yang efektif
• Mengembangkan strategi penetapan harga
• Menunjukkan teknik negosiasi untuk mencapai hasil yang diinginkan
• Mengelola tim penawaran yang lebih luas secara efektif
• Merencanakan secara strategis untuk perbaikan TUJ

Kesimpulan Training Bidding Management

Pada tanggal 05-06 September 2024, dilaksanakan training Bidding Management selama dua hari yang diselenggarakan di Hotel Cavinton Yogyakarta dengan penuh kesuksesan dan kegembiraan. Dibimbing oleh seorang instruktur yang berpengalaman dalam manajemen persiapan, dihadiri oleh 22 peserta dari PT POS Indonesia, diajak untuk terlibat secara aktif dalam berbagai kegiatan seperti menerima inti materi dan praktik. Melalui interaksi dua arah yang hidup antara instruktur dan peserta, termasuk tanya jawab tentang situasi nyata di lingkungan kerja masing-masing, setiap peserta mampu mengalami perkembangan yang signifikan dalam kemampuan manajemen penawaran. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa training ini tidak hanya berjalan dengan lancar, tetapi juga memberikan kontribusi yang berharga bagi pertumbuhan profesional peserta.

Jika Anda tertarik dan membutuhkan informasi tambahan mengenai Bidding Management, silakan menghubungi tim pemasaran pelatihan kami melalui website Berdiklat Training.     

Mari latih diri anda menjadi pribadi yang mampu melakukan manajemen penawaran secara efektif serta mengembangkan profesionalitas personal!