Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik

Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik

Training Electronic Filing Implementation

Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik

Deskripsi Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik :

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS). Records Management System disahkan dalam UU No.43/2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam PP No.28/2012. Sedangkan Electronic Filing System disahkan dalam UU No.11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam PP No.82/2012.

Di dalam sistem EFS terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat. Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip
dari organisasi tersebut.

Tujuan Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik :

1 Peserta mampu memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2 Peserta memahami pengertian electronic filing, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
3 Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4 Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
5 Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen electronic filing.
6 Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system dalam electronic filing.
7 Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
8 Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
9 Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
10 Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi electronic filing dalam organisasi.
11 Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filingwith Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

Materi Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik :

Session 1

1 Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
2 Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut : 1) Kearsipan, 2) Arsip dinamis, 3) Arsip aktif, 4) Arsip inaktif, 5) Arsip vital, 6) Arsip statis, 7) Unit
pengolah, 8) Unit kearsipan, 9) Jadwal Retensi Arsip, 10) Penyusutan arsip, 11) Pemusnahan arsip, 12) Penyerahan arsip statis, 13) Pemeliharaan arsip, 14) Penggunaan arsip, 15) Pemberkasan, 16) Retensi arsip.
3 Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4 Contoh SOP Manajemen Kearsipan.

Session 2

1 Model records continuous model pada sistem manajemen electronic filing.
2 Electronic Imaging System.
3 Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
4 Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .pdf edited.
5 Menambahkan text pada digital document.
6 Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .

Session 3

1 Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi khususnya electronic filing.
2 Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
3 Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
4 Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
5 Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
6 Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control
process.

Session 4

1 Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
2 Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
3 Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
4 Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
5 Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

Metode Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik :

Pelatihan electronic filing implementation ini disampaikan dengan cara Terangkan – Tunjukkan – Lakukan. Dengan metode ini peserta akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan akan diajak untuk langsung menggunakannya.

Peserta Pelatihan Penerapan Pengarsipan Elektronik :

Staff atau leader yang bertanggung jawab dalam proses electronic filing document.

Instructor

Erawan Supriyatna, S.Kom.

 

Jadwal Berdiklat Training 2021

 

  • 5 – 6 Januari 2021 | 19 – 20 Januari 2021
  • 9 – 10 Februari 2021 | 23 – 24 Februari 2021
  • 9 – 10 Maret 2021 | 30 – 31 Maret 2021
  • 13 – 14 April 2021 | 20 – 21 April 2021
  • 4 – 5 Mei 2021 | 18 – 19 Mei 2021
  • 15 – 16 Juni 2021 | 29 – 30 Juni 2021
  • 6 – 7 Juli 2021 | 21 – 22 Juli 2021
  • 11 – 12 Agustus 2021 | 24 – 25 Agustus 2021
  • 14 – 15 September 2021 | 28 – 29 September 2021
  • 12 – 13 Oktober 2021 | 26 – 27 Oktober 2021
  • 9 – 10 November 2021 | 23 – 24 November 2021
  • 7 – 8 Desember 2021 | 14 – 15 Desember 2021

 

Investasi dan Lokaspelatihan:

  • Yogyakarta
  • Jakarta
  • Bandung
  • Bali
  • Surabaya
  • Lombok

Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas :

  • FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
  • Module / Handout 
  • Flashdisk
  • Sertifikat 
  • FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
  • Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
  • 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
  • FREE Souvenir Exclusive
  • Training room full AC and Multimedia
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments