SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (Berbasis Ms.Excel VBA 2007 / 2010)

Office

Gedung Yayasan Darul Marfu
Jalan H. Zainuddin No. 43, Radio Dalam
Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, 12140

SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

TRAINING SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINASPELATIHAN SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (Berbasis Ms.Excel VBA 2007 / 2010)

LATAR BELAKANG

Mengelola database kendaraan dinas bukanlah hal yang mudah, apalagi jika jumlah kendaraan perusahaan sudah sedemikian besar dan kompleks. Bagian kendaraan atau General Affairs yang khusus menangani tata-kelola kendaraan dinas dituntut untuk mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang kondisi terkini dari seluruh kendaraan dinas yang berada dalam pengawasannya.

Apa saja informasi yang diperlukan sehubungan dengan pengelolaan dan pengawasan terhadapkendaraan dinas perusahaan yang harus disampaikan kepada pimpinan perusahaan?, biasanya terdiri dari 2 hal yaitu :

  • Biaya service setiap unit kendaraan.
  • Biaya transportasi setiap pemakai kendaraan.

Untuk mendapatkan informasi tersebut, diperlukan database atau pencatatan terhadap setiap transaksi biaya service, biaya transportasi dan korespondensi sehubungan dengan kegiatan tersebut.Dengan adanya pencatatan dan pengelolaan data yang teratur dan detail, maka perusahaan dapat melakukan pengawasan yang lebih efektif dan akurat atau melakukan monitoring secara berkesinambungan terhadap seluruh kendaraan dinasnya, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan lebih lanjut terhadap kendaraan yang ada.

PEMBAHASAN TRAINING SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

Software ini memiliki keunggulan tersendiri dibanding software serupa, karena memiliki konsep pengelolaan database yang universal, antara lain :
A. Master database kendaraan yang lengkap
B. Pemberian kode service sesuai kategori service yang dapat domodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
C. Database bengkel relasi service
D. Database biaya service kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

  • Tanggal service
  • Kilometer service
  • Ongkos kerja
  • Biaya Ganti oli
  • Biaya service per-kode service
  • Uraian service/penggantian suku cadang
  • Kode service

E. Database biaya transportasi kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

  • Pembelian Bahan Bakar Solar/Premium/Petramax
  • Kilometer pembelian BBM
  • Biaya pembelian BBM
  • Biaya tol harian
  • Biaya parkir harian
  • Biaya lain2 harian

F. Database riwayat dan surat-menyurat kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

  • Surat Perintah Kerja Bengkel
  • Surat Jalan Kendaraan
  • Serah Terima Kendaraan
  • Surat Keterangan Tugas Pembawa Kendaraan
  • Surat Kuasa Pengurusan STNK, Pajak, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame.
  • Surat Klaim ke Bengkel Asuransi.

G. Formulir-formulir kendaraan :

  • Permintaan Service Kendaraan
  • Laporan Kerusakan Kendaraan
  • Permintaan Kendaraan dan Sopir
  • Pengecekan Kondisi Kendaraan (opname)
  • Daftar Riwayat Klaim Asuransi
  • Permintaan Pool Car
  • Tabel Lelang Kendaraan

H. Fitur Edit-Input tinggal klik untuk merekam kegiatan :

  • Data detail service kendaraan sesuai kode service masing-masing
  • Data detail biaya transportasi setiap hari termasuk catatan jumlah liter BBM dan kilometer

I. SOP Kendaraan, antara lain :

  • SOP Service Kendaraan
  • SOP Klaim Asurasi Kendaraan

J. Tabel jumlah penumpang kendaraan antar jemput sesuai jadwal kerja (Non Shift dan Group Shift)
K. Output Laporan :

  1. Laporan Biaya Service per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly).
  2. Laporan Biaya Service seluruh kendaraan berdasarkan kode service (All Report, Monthly, Yearly).
  3. Laporan Biaya Transportasi per-kendaraan pada bulan tertentu (Monthly).
  4. Laporan Biaya Transportasi seluruh kendaraan setiap bulan dalam tahun tertentu (Yearly), berupa :
    • Besarnya biaya BBM
    • Jumlah liter pemakaian
    • Jumlah kilometer transaksi
    • Besarnya biaya Tol
    • Besarnya biaya Parkir
    • Besarnya biaya lain-2

5. Resume Biaya Transportasi per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly)

L. Laporan Jadwal Pengurusan Pajak, STNK, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame yang akan habis masa berlakunya, sesuai jangka waktu bulan yang diinginkan.

M. Dashboard Monitoring Kendaraan Dinas. Dengan dashboard ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lengkap untuk kendaraan tertentu, seperti identitas kendaraan secara detail, masa berlakunya surat/perijinan kendaraan, jenis asuransi, jenis risiko, usia kendaraan, rata-rata pemakaian BBM, kapan ganti oli terakhir dan kapan ganti oli berikutnya, foto kendaraan dan lain-lain.

N. Dapat mencetak otomatis dashboard kendaraan secara masal dalam bentuk file pdf.

KEUNGGULAN

Keunggulan program SPKD ini adalah :

  • Memakai software Excel yang mudah diperoleh
  • Sangat mudah dioperasikan, sudah tersedia tombol proses, tinggal klak-klik saja
  • Dapat dimodifikasi sesuai kondisi di perusahaan

Jadwal Pelatihan Berdiklat  :

• 24 sd 26 Januari 2017
• 14 sd 16 Februari 2017
• 29 sd 31 Maret 2017
• 11 sd 13 April 2017
• 8 sd 10 Mei 2017 dan 22 sd 24 Mei 2017
• 6 sd 8 Juni 2017
• 18 sd 20 Juli 2017
• 14 sd 16 Agustus 2017
• 18 sd 20 September 2017
• 10 sd 12 Oktober 2017
• 7 d 9 November 2017
• 4 sd 6 Desember2017 and 26 sd 28 Desember2017

Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

Lokasi dan investasi Pelatihan Berdiklat :

• Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (6.500.000 IDR / participant)
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.500.000 IDR / participant)
• Bandung, Hotel Golden Flower (6.500.000 IDR / participant)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
• Surabaya, Hotel Amaris (6.000.000 IDR / participant)
• Lombok, Hotel Jayakarta(7.500.000 IDR / participant)

Catatan :  Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Informasi Kontak Pelatihan Berdiklat :

Mobile Phone Number : 0857 2919 0737 (Whatsapp) / 0852 9095 1223

E-mail :

  • Admin@berdiklat.com
  • Berdiklat@gmail.com
  • Berdiklattraining@gmail.com

Be the first to comment

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.


*